給主管的商用簡報Excel教科書(全圖解):用230張圖,對老闆、屬下及客戶清楚表達數字重點!
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內容簡介
大師教你把Excel的數據,用230張圖拯救你那不知所云的簡報!
高手必備Excel全圖解
90張步驟圖、18類場景應用、135個圖表範本
為什麼主管的簡報,總是讓人立刻看到重點?
為什麼超業的簡報分析,總是讓客戶讚不絕口?
微軟MOS達人教你,從圖表製作目的出發,
準確將數據可視化,神救援你的企畫案&簡報!
★ 簡報要有吸引力,才抓住老闆、客戶和下屬的心!
讓人沒興趣的簡報,就是在做白工,
本書教你搞懂資料的邏輯性,用適當的圖表取代雜亂的數據和文字,
對方一秒就能看到重點,也能一秒看出能力!
●業務部主管需要「消費力長條圖」:告訴客戶,你很懂消費者的價格喜好。
●人資部主管需要「放射環狀圖」:幫老闆分析出公司各層級人力配置。
●分店長要會用「堆疊直條圖」:讓總店知道,你對業績貢獻有多大!
●各部門的主管都需要「雷達圖」:讓老闆知道,你對下屬的能力瞭若指掌!
還有更多貼近職場的超實用案例,都在本書中!
★ 帶人帶的心服口服,就靠高效能、高顏值的簡報!
做主管的就是要有強項,
你的簡報和下屬一樣陽春嗎?那你就危險了….
一鍵插入圖表後,還要會這些高手級製圖技巧,
工作量減少50%,專業度翻倍!
1. 強調重要數據:跳色、加陰影、分組排列,對方1秒看到key point。
2. 訊息清楚易懂:專業圖表不追求花俏,設計越簡約,訊息越能到位。
3. 彈性更換元素:用線條、座標軸表現數據差異,依專案性質做變化。
4. 快速套用範本:時效性高,別人還在趕簡報,你已經和客戶開完會。
★ 還有這些進階工具,讓你的報表一出手就令人驚艷!
●高手都用的智能儀表板(Dashboard),用一個多工圖表看板,就能同步分析多項數據的動態變化,再複雜的專案也不怕。
●教你製作專屬的個人化圖表範本,不會只是一張容易撞衫的芭樂圖表,展現主管級的工作水準。
●跨頁「圖表選擇思路」大表,對照書本章節,讓你一次就精準選對圖表,訊息表達不漏拍。
名人推薦
數位行銷顧問 林杰銘
超級業務、超業講師、行銷表達技術專家 解世博
目錄
序/導讀
前言
學會「插入圖表」,是變成商務高手的關鍵!
王冰雪
圖表是強大的數據圖形化表達工具,其設計過程並不難,人們只要從製表目標出發、理解設計思路,就能藉著圖表在職場中加分。
近年來,隨著對辦公軟體的深入研究,我陸續寫作並出版了十餘本書籍,其中至少有三本銷量可喜。在一次偶然的機會中,我認識了資深財務達人龍逸凡老師,他不僅對圖表頗有研究,還有豐富的財務經驗和培訓經驗。經過簡單交流後,發現雙方對圖表都很感興趣,也都有自己的見解。
我們的合作十分能互補:龍逸凡老師具有實際操作的經驗,知道什麼圖表更符合實際工作需求;我則擅長寫作,知道如何安排書籍內容更容易讓人看懂。
在確定本書架構時,我們對本書是否要根據圖表類型來規劃,進行了討論。圖表的類型從Excel 的「插入圖表」對話框中就可以看出,真正能讓初學者變成高手的關鍵,是將圖表與實際工作需求結合,從製表目的出發,深度理解圖表的作用。
事實也是如此,操作步驟容易學,製作思路卻很難掌握。在後期工作中,龍逸凡老師對待書籍內容極為嚴謹,大至目錄、章節內容,小至每個範例、配色、字體,我們都進行了多次溝通討論。每部分的內容有了初稿後,老師也會再三進行調整修改。
本書雖然是最近的兩年裡完成的,卻包含了我們過去多年的研究心得。整個成書過程讓我想起那句話—認真走過的每一步都算數!如果沒有無數日夜的積累和思考,沒有寫作過程中字字句句的斟酌,這本書無法出版。
我也將這句話送給每一位親愛的讀者,相信你們在花一些時間、多一些耐心閱讀此書後,一定能精進圖表技能,讓圖表成為你工作中有用的工具。
試閱
1.3 忠告二:慎選這11個圖表元素,因為專業就在細節中
隨著Excel版本的演進,圖表功能越來越強大。使人們得以輕鬆做出圖表,但也因此做出了很多不合格的圖表。隨手瀏覽網頁,就能看到許多缺乏專業性的圖表。
讓圖表具備專業性其實不難,圖表是由一項又一項的元素構成的。圖表拆分後,最多可以有11種元素,如標題、座標軸、資料標籤等,不同的圖表,可設定元素數量及屬性設定。換句話說,想讓圖表具備專業性,只需要在細節上下功夫,並讓各元素在嚴謹的前提下保持美感即可,有以下4個要注意的細節。
1.須具備必要元素
圖表的元素是編輯圖表的最小單位,元素越完整越能讓人讀懂圖表、不產生誤導,舉例如下。
某公司第一季度產品的銷售情況圖如圖1-53所示,它存在以下問題。
沒有單位:如1月的「食品」數據為「5」,該數字究竟是「5萬元」還是「5箱」呢?
沒有圖例:雖然由每個月最右邊的柱條,大概可看出代表當月所有產品的總銷售資料,但這必須由讀圖者自行猜測或推論,圖表中沒有對此說明。
不同圖表由於側重點不同,選擇的佈局元素也不同。圖1-54是折線圖可增加的圖表元素,但顯示灰色的元素不可增加。
圖表必備元素如圖1-55所示。其中,「數據單位」可以在標題中註明、以座標軸標題或圖例說明。「項目說明」的作用,是說明圖表中的圖形各代表什麼數據,可以用圖例來說明,也可以用數據標籤來說明。「數據大小」可以數據標籤來註明,也可以用y軸刻度+格線輔助來表示。
一般情況下,人們應註明圖表的數據來源,以增強說服力(本書圖表資料均為說明而虛構,故省略資料來源說明)。
2.設計上應簡約高級
專業的圖表不能缺少以上5大元素,但這並不代表圖表的元素越多越好。圖表的元素以能清晰說明數據為標準,超出此標準的項目,都會讓圖表變得冗雜。
刪減圖表中不必要的元素,僅留下必要的元素,可使圖表變得更具高級感,如圖1-56所示。此進度圖雖然沒有縱座標,但由資料標記所顯示的百分比,可看出各部門的工作進度,充分表達圖表資訊。
專業的商務圖表在細節處理上,無論是佈局選擇還是文字描述,均呈簡約之美。圖表設計越簡約,給人的視覺資訊就越清晰,因為它拋開了冗雜元素,將最核心的資訊呈現出來。
例如,專業的商務圖表在年份寫法上很簡潔,如圖1-57和圖1-58所示,其橫座標軸的年份除了第一個或整數年份,均採用「’08」或「90」這樣的簡寫方式。
除了簡化文字,一份專業圖表不使用功能重複的元素。如圖1-58在折線附近使用數據標籤,註明了折線代表的數據,因此不需再用圖例來說明折線對應的數據。
3.標題擬定明確清晰
圖表標題說明了這是一張呈現什麼資訊的圖表、表達了什麼內容,因此必不可少,而且應完整、表意明確。嚴格來說,圖表標題就是圖表主題,圖表的每個元素都是為了主題所設計的,一旦圖表標題有問題,讀圖者就無法正確解讀圖表。
但人們在製表時,往往將太多精力放在表現數據,而幾乎不去注意標題應該如何擬定。表意不明的標題如圖1-60所示,沒有說明這是關於什麼主題的業績圖,以及這是什麼時候的業績圖。完整明確的標題如圖1-61所示。
擬定圖表標題的兩個思路如圖1-62所示。人們在一般情況下,可以對圖表內容進行概括或總結,之後擬定標題。如果製圖目的很明確,如專案提案時,製表者要以圖表告訴客戶某個觀點,那麼這個觀點就可以作為圖表標題。
4.科學化標示座標軸刻度
圖表座標軸刻度能確實表示數據大小,是十分重要的元素,但座標軸的增量刻度,至少被99%的人忽視。
如圖1-63,y軸以8為單位遞增,但是這樣既無法讓人快速估計增量,也不符合閱讀習慣。因此我們可將刻度改成以10為單位遞增,可以使圖表更順眼、讀數更輕鬆,畢竟以10為單位的數據遞增是人們所熟悉的,如圖1-64所示。
一般來說,座標軸刻度以5或10的倍數遞增最好,以2的倍數遞增也可以。如果數據較小,那麼座標軸刻度以1的倍數遞增,也無不可行,端看圖表的內容而定。當數據的範圍較小時,座標軸可以如下單位進行遞增。
•0,0.2,0.4,0.6……
•0,1,2,3……
•0,5,10,15……
•0,10,20,30……
當數據範圍較大時,座標軸數字應以千分位元的形式顯示,如用「50,000」代替「50000」的顯示方式,而座標軸刻度應以50、100如此的倍數進行遞增。
•0,500,1,000,1,500……
•1,000,2,000,3,000……
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