麥肯錫邏輯說服術:最強解決問題思考法!再複雜難懂的事都能清楚傳達,無論誰都會被打動
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內容簡介
\突破30萬冊!全系列暢銷日本20年/
★麥肯錫專家最強的溝通說服力,實戰步驟全公開★
訊息傳達總是不到位,為什麼?
讓人一看就爽快接受,怎麼寫?
在工作上,即使我們善於在自己的腦海中整理、組織資訊,然而,只要對方看到、解讀的內容不一樣,訊息就無法正確的傳遞出去。
一旦對方腦中冒出「所以呢?你想說什麼?」「看不懂。那我該做什麼?」就得再花一倍的時間去理解、溝通,不但妨礙業務向前推進,喪失工作效率,雙方更想抱頭吶喊:「心好累!」萬一對方的身分地位比你高,你很容易被貼上頭腦不清楚、辦事不可靠的壞標籤。
◥麥肯錫專家教你,用「邏輯思考」解決問題◤
原任職於麥肯錫日本分公司的作者,最常為內部的管理顧問及外部的企業客戶,提供邏輯架構方面的訓練服務。她為各行各業的上班族進行過多場邏輯溝通研習課程,發現到表達方式其實有所謂「基本形式」;也就是,「碰到這種元素,就要這樣整理、排列」的概念。
她運用麥肯錫顧問公司享譽全球的金字塔原理思考法、「MECE」原則(彼此獨立,互無遺漏),來建立解決問題的邏輯架構。然而,光知道理論,遠遠不夠;她發現,透過每天必須接觸的商務電子郵件,最能練習表達的基本形式。
或許有些人會覺得詫異:「什麼?電子郵件?」不過,在研習課程中,學員們拿基本形式和自己或同事寫的電子郵件對照後,都會從中發現一些毛病。只要動動手和腦,就會欣然接受,「原來我平時的那一套作法,只要調整一下這裡就行了呀!」「原來邏輯思考只要這樣用就對了!」「不只適用電子郵件,還可以套用在說話上」。
本書就是要讓讀者掌握推動工作前進的必要基本技能,有利於以簡單易懂、邏輯清晰、迅速且討喜的方式傳達資訊。
◥實戰x圖解x範例,不只「看得懂」,更要「做得到」◤
建構基本形式需要用到四種技巧。首先,是清晰且有邏輯的整理思緒,也就是「邏輯思考」的技巧,包括:
✓傳達前的準備工作
透過「傳達訊息時,要滿足這些條件」的檢核表,分享傳達訊息的基本形式。只要事先確認「兩件事」,就能組織出一段表達到位的訊息。
✓整理和建構思維的方法
運用邏輯思考的兩個重要觀念:聚焦主題,明確釐清So What?/Why So?(所以呢/為什麼可以這樣說);以及MECE(彼此獨立,互無遺漏)。避免雜亂的堆疊說明或出現重大遺漏。
有邏輯的整理資訊過後,就需要將內容化繁為簡的「邏輯寫作」技巧,包括:
✓視覺化表現組織結構
用一目瞭然的方式,呈現訊息的整體結構,以便讓他人迅速明白。不需要高超的美工技巧,只要注意空格、空行、符號。一點小巧思,結果大不同。
✓有禮貌與親和力的說法
最後練習一個不可或缺的技巧――精準用字。既能幫助我們達成「正確表達」的目的,還能給收訊者留下好印象。在此檢視的是「具體性」「簡潔度」「邏輯性」「好感度」四大要件。
透過平衡思維整理和表達方式兩方面的基礎技能,來掌握「基本技能」,這就是本書的練習目的。書中介紹的訣竅皆以有效的方式讓任何人上手,一旦掌握基本技能,就能商務書信、口頭說明、提案簡報,通通適用!
◥從新進員工到管理階層皆適用的基本技能◤
【新進員工~20代商務人士】認識邏輯思考和表述力!
經過課程→例題→練習,讀者可以同時學習何謂邏輯思考和傳達方法。
【30代商務人士】掌握確實傳達的溝通技巧!
以商務郵件為練習題材,日常工作立刻派上用場,讓加快工作效率的邏輯性想法和寫法成為習慣。
【領導階層、管理人員】與你的團隊分享基本技能!
根據本書的核對清單,對部下和團隊成員的郵件和檔案給予建議。你可以在團隊中分享這些基本技能。
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邱奕霖|圖解力學院院長
愛瑞克|《內在原力》系列作者、TMBA共同創辦人
趙胤丞|《拆解問題的技術》作者
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好感推薦!
目錄
範例 可惜沒寫好的郵件、改後很OK的郵件
前言 實戰有效!邏輯思考與表述力
第1章 【掌握全局】
商務書信是邏輯思考的訓練
熱身操 工作向前推進的不二法門
目標&檢核 一看就懂的基本形式
檢核1 對方明白「主題」嗎?
檢核2 你期待什麼「回應」?
檢核3 內容已清楚「分類」?
檢核4 類別「重點」夠清楚嗎?
檢核5 「具・簡・邏・好」,是否具備?
終極目標 邏輯說服的傳達公式
第2章 【重點確認】
寫信前,已決定傳達是否到位
課程1 考慮「傳達後」的事
課程2 不要浪費他人時間
課程3 想清楚要寫些什麼
課程4 釐清「希望對方做什麼」
課程5 寫電子郵件像在開會
例題 2-1【準備】業務改善專案
例題 2-2【準備】新版語音郵件
例題 2-3【準備】製作課程大綱
實戰練習2-1【準備】內部表單傳送
實戰練習2-2【準備】資深人員表揚典禮
實戰練習2-3【準備】電話系統轉換
實戰練習2-4【準備】QC頒獎典禮
實戰練習2-5【準備】新進人員增設電話
實戰練習2-6【準備】開發海洋膠原蛋白
實戰練習2-7【準備】烹調設備更換
第3章【架構組織】
結構方格,整理思緒的利器
課程1 用三段落,組成訊息
課程2 引言,訊息的整體說明
例題 3-1 【引言】業務改善專案
例題 3-2 【引言】新版語音郵件
例題 3-3 【引言】製作課程大綱
實戰練習3-1【引言】內部表單傳送
實戰練習3-2【引言】資深人員表揚典禮
實戰練習3-3【引言】電話系統轉換
實戰練習3-4【引言】QC頒獎典禮
課程3 組織正文的麥肯錫邏輯思考
課程4 釐清思路,你需要結構方格
課程5 進階運用MECE分類技巧
課程6 過度省略,語意支離破碎
課程7 總結寫得棒,給人好印象
例題 3-4【正文】業務改善專案
例題 3-5【正文】新版語音郵件
例題 3-6【正文】製作課程大綱──基礎篇
例題 3-7【正文】製作課程大綱──應用篇
實戰練習3-5【正文】內部表單傳送
實戰練習3-6【正文】電話系統轉換
實戰練習3-7 【正文】資深人員表揚典禮
實戰練習3-8 【正文】QC頒獎典禮
實戰練習3-9 【正文】開發海洋膠原蛋白
實戰練習3-10 【正文】烹調設備更換
挑戰題 3-1【正文】部內爆發不滿的背景說明
挑戰題 3-2【正文】聽取顧客A的意見
第4章【視覺化】
讓人「一看就懂」的祕訣
課程1 對方「跳著讀」,也不錯誤理解
課程2 以「So What?」打頭陣
課程3 表現層級,只用空格與符號
課程4 訂定標題,增加讀信意願
課程5 段首切入點,層次的連接
課程6 兩要點,任何文件都表達到位
例題 4-1 【視覺化】業務改善專案
例題 4-2 【視覺化】新版語音郵件
例題 4-3 【視覺化】製作課程大綱
實戰練習4-1【視覺化】QC頒獎典禮
實戰練習4-2【視覺化】奶爸奶媽員工協助方案
實戰練習4-3【視覺化】X公司的營收分析
實戰練習4-4【視覺化】主要團隊會議的概述
實戰練習4-5【視覺化】內部表單傳送
實戰練習4-6【視覺化】其他商務書信的組織結構
實戰練習4-7【視覺化】聽取顧客A的意見
第5章【用字精準】
「四字訣」提升表述能力
課程1 從表達習慣,找出自己問題
課程2 具體性:將「So What?」化為文字
課程3 簡潔度:讓人不假思索的反應
課程4 邏輯性:前後敘述的連接關係
課程5 好感度:留下好印象的遣詞用字
例題 5-1 【具體性】「綠色日」的廢棄物清運事宜
例題 5-2 【具體性】在職研究生增加的背景分析
例題 5-3 【簡潔度】中國工業用縫紉機市場概況
例題 5-4 【簡潔度】未來的研習課程
例題 5-5 【邏輯性】增設獨立董事
例題 5-6 【邏輯性】辦公室搬遷
例題 5-7 【好感度】報價流程改革案例相關資料
實戰練習5-1 【語文表達】更換零件材料的問題
實戰練習5-2 【語文表達】分公司更換傳真機事宜
實戰練習5-3 【語文表達】企業內部刊物
結語 從「看得懂」邁向「做得到」
附錄 電子郵件修改範例
序/導讀
前言
實戰有效!邏輯思考與表述力
本書是一本實戰練習,用來學習邏輯溝通的「基本形式」。所謂的邏輯溝通,是指「簡明易懂,有邏輯且迅速、給人好感的傳達訊息,並且推動業務」。這對每個人而言,都是與平時工作直接相關的事。
自從拙作《邏輯思考的技術》(合著,繁體中文版由經濟新潮社發行)、《邏輯寫作力》(繁體中文版由天下雜誌發行)上市以來,我為各行各業的上班族進行過多場邏輯溝通研習課程,當中採用一些學習基本邏輯溝通所需的練習,我將它們匯集整理過後,寫成本書。
這些練習,要透過日常生活中的商務電子郵件,學習表達的「基本形式」。也就是,「碰到這種元素,就要這樣整理、排列」的概念。
或許有些人會覺得詫異,心想:「什麼?電子郵件?」不過,在研習課程中,學員們拿「基本形式」和自己或同事寫的電子郵件對照過後,都會從中發現一些毛病。例如,「原來是沒有這樣做,所以才會被說『所以呢?你想說什麼?』」「因為少了這個,所以對方才會看不懂啊?」等。
只要動動手和腦,活動一下之後,就會欣然接受「原來我平時的那一套作法,只要調整一下這裡就行了呀!」「原來邏輯思考只要這樣用就對了!」「不只適用電子郵件,還可以套用在說話上」。
上過研習課程之後,我收到很多學員的回饋。例如,「收到回信的速度變快」「我把這一套方法運用在會議上,議案很順利的過關了」「部屬的電子郵件也出現一些變化」等。
建構基本形式需要用到四種技巧。在本書中,我們也會進行這四項練習:
① 在表達之前的準備技巧
② 整理、組織思維的技巧
③ 視覺化呈現組織架構的技巧
④ 包括提升好感度在內,全面精進表達方式的技巧
「①」和「②」是用簡單明瞭的方式,有邏輯的整理個人想法的「邏輯思考」技巧;「③」和「④」則是有邏輯的整理過後,將內容簡單明瞭的表達的「邏輯寫作」技巧。均衡的兼具思考的「整理」與「表達」這兩種基本技巧,就能幫助我們進行有邏輯的溝通。好好練習這四種技巧,以便學會基本形式――這就是我們練習的目的。
所謂的「技巧」,就是只要有效的反覆練習,人人都能學得會。再者,確實學會基礎之後,想必就能順利學會應用的技巧。例如,為擬訂一份對公司內、外的提案,所需要的邏輯架構形式,以及簡報這份提案內容時的呈現方法等。
若有意加強自己在邏輯溝通方面的基本能力,或希望提升部屬的基本能力,請務必妥善運用本書。
本書的整體結構
在第1章當中,我會說明傳達訊息的「基本形式」。自第2章起,則會開始進行練習。
●第1章:掌握全局
透過「傳達訊息時,要滿足這些條件」的檢核表形式,和各位分享傳達訊息的基本形式。請用這份檢核表,對照一下自己或部屬的傳達訊息的方式――如此一來,想必腦海中就會浮現幾個「練習重點」。
若不具備任何邏輯思考、寫作方面的先備知識,最好從第2章起依序練習;若已經學過相關知識,亦可從個人列為練習重點的章節開始練習。
●第2章:重點確認
我們要預作準備,以便組織出一段表達到位的訊息。這裡要學習「無論再怎麼沒有空,都要事先確認」的兩件事,以及確認的方法。
這些準備,就是在那些煩惱「訊息老是傳達得不夠到位」的人身上,往往會看到的盲點。只要多加練習,很快就會有成效。
●第3章:組織架構
以「邏輯思考的運用方式」為主軸,練習如何組織訊息。我們會依訊息當中的「引言→正文→總結」等段落,分別練習如何組織、架構訊息。利用我們在準備階段確認過的元素,所組織出來的內容,就是引言。
至於正文的結構鋪陳,我們會用邏輯思考當中的兩個觀念來進行:一個是要聚焦主題,明確釐清So What?/Why So?(所以呢/為什麼可以這樣說);另一個則是要運用MECE(彼此獨立,互無遺漏)的概念來整理,以避免雜亂的堆疊說明或出現重大遺漏。我們會用「結構方格」的圖表,來練習這兩個概念。
●第4章:視覺化
練習用一目瞭然的方式,呈現訊息的整體結構,以便讓他人迅速明白。
即使我們再怎麼善於在自己的腦海中整理、組織資訊,只要對方解讀、聽聞到的內容不一樣,訊息就無法正確傳遞出去。況且在工作上,能讓他人迅速接收到重點的巧思,至關重要。因此,我們會練習表達的訣竅,以便有效表達我們運用邏輯思考所組織出來的內容。
●第5章:用字精準
為了讓訊息看得懂,我們要練習一個不可或缺的元素――語文表達。自己平常的用字遣詞,能準確、貼切,還能讓人有好感的表情達意嗎?如果認為「反正公司裡大家都這樣用」「我沒有想太多」,在那些平時不經意就說出口的字句或表述中,就會摻雜一些讓人難以理解的內容,太可惜了。建議要有一份自己的檢核表。
這樣練習邏輯思考
從第2章到第5章,我們會依「課程→例題→實戰練習」的順序,來進行練習:
●課程
我會用「每課一個主題」的形式,講解各章的重點。建議在練習解題之前,最好先確認這些內容。範例郵件都和第1章相同,本書最前面有郵件全文,請先翻開來閱讀。
●例題
我會講解在課程中學到的概念該如何使用,並且帶各位一起練習。
第2章到第4章的例題,是由三篇相同的文章組成,但在各章中會問不同的問題。只要把例題拿來認真思考兩次,就能做到很扎實的練習:
・第1次請依序練習本書各章中的例題。
(例題2-1→例題2-2→例題2-3等)
・第2次請針對相同文章的例題,依準備→組織→視覺化的順序來練習。
(例題2-1→例題3-1→例題3-4→例題4-1等)
●練習
只要用課程和例題當中學過的內容,就能回答問題。儘管書中並未逐題附上講解或解答範例,不過,在第2~4章列出來當作實戰練習的所有電子郵件,以及實戰練習5-5,修改範例都列在附錄「電子郵件修改範例」當中,建議不妨把它們當作參考解答來使用。
例題和實戰練習的電子郵件,有些是專供本書練習所寫,有些是我在研習課程實作時用的素材,設定、內容皆為虛構。至於這一連串的題目,則反映我在研習等活動當中,看過大家提供許多實際的「商務郵件」,並加以分析後,發現其中「難懂訊息的特徵」。有些題目是參考實際的電子郵件寫成,但我已調整過當中的設定與內容,讀者已經無從推知內容出自哪個人、團體,或從中掌握任何特定資訊。我特別提醒自己,這些題目必須是會出現在讀者生活周遭的內容,或是讓讀者很容易想像該如何拿來運用邏輯思考、寫作技術的內容。
如今,上班族常常透過電子郵件,進行日常生活的「報聯商」(報告、聯絡、商量)、請求和小型提案。期盼在練習時,能一邊回想平時的工作,並將邏輯溝通的「基本形式」化為習慣。
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